Voor Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Projectleider Implementatie DMS.

Opdracht:
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).

Een implementatieprojectleider DefDoc werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en is verantwoordelijk voor de uitrol van het Document Management systeem DefDoc (Filenet platform) als onderdeel van de business transformatie op gebied van informatiehuishouding. In 2025 was de Go-Live bij de Bestuursstaf. Uiteindelijk zullen plm 20.000 medewerkers het DMS/RMA systeem gebruiken.

Je werkt met een team van business analisten, gebruikersondersteuners en experts op gebied van procesanalyse, systeeminrichting, communicatie, training en adoptie. De implementatieprojectleider stuurt samen met de businessprojectleider van het defensieonderdeel de implementatie aan. Uniformiteit in systeem en processen vs. lokale ondersteuning is een van de uitdagingen en een belangrijke succesfactor. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding. Je rapporteert aan de overkoepelend projectmanager DefDoc, werkt samen met andere projectleiders, met het productontwikkelteam en Informatiebeheer. De veranderkundige aanpak wordt gecoördineerd vanuit DOO en in de implementatie methodiek zijn de lessons learned van afgeronde implementatie verwerkt. Er is centrale ondersteuning op gebied van communicatie, e-learning, klassikale training en gebruikersondersteuning.

Overig:
Voor de uitvoering van de opdracht is intensief contact met (het management van) de gebruikersorganisatie noodzakelijk. Regelmatige aanwezigheid op locatie van het betreffende Defensieonderdeel (verschilt per Defensie onderdeel) wordt verwacht, evenals de programmastandplaats Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement wordt hierin flexibiliteit verwacht.

Start van de opdracht is onder voorbehoud van goedkeuring van de benodigde screening (VGB Niveau B).

NOTE: This position is open for Dutch passport holders. The main language is Dutch.

eCF profiel:
Beoordeelt de implicaties van nieuwe digitale oplossingen. Definieert de vereisten en kwantificeert de zakelijke voordelen. Beheert de inzet van verandering, rekening houdend met structurele en culturele kwesties. Onderhoudt de continuïteit van bedrijfsprocessen en processen gedurende de gehele verandering, bewaakt de impact, neemt de vereiste corrigerende maatregelen en verfijnde aanpak.

eCF3 Senior Professional /Manager: het evalueren van wijziging requirements en het gebruiken van specifieke vaardigheden om potentiele methoden en standaarden te identificeren die ingezet kunnen worden.
eCF4 Lead Professional / Senior manager: het organiseren en borgen van het plannen, beheren en implementeren van significante ICT wijzigingen in de organisatie.

Eisen:
- Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortgelijke functie (eCF4 Lead Professional / Senior manager – het organiseren en borgen van het plannen, beheren en implementeren van significante ICT wijzigingen in de organisatie);
- Je bent 32 uur per week beschikbaar.

Wensen:
- Je hebt meer dan de gevraagde aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel;
- Je bent een senior projectleider met minimaal 10 jaar relevante werkervaring;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met >2500 medewerkers;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met de interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met projectmanagement en aansturing van projectteams (15+ medewerkers);
- Je hebt kennis en/of ervaring binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein;
- Je hebt werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer;
- Je hebt ervaring met Document Management Systemen.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den Haag, hybride
Begindatum: Start is na goedkeuring screening
Einddatum: 30-04-2028
Optie op verlenging: ja, 2 x 12 maanden
Inzet per week: 32 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 17-04-2026
Sluitingstijd: 09:00 uur

Meer informatie:
Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Persoonlijke motivatie: Schrijf een overtuigende motivatie in de 'ik-vorm’, waarin je kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht. Licht puntsgewijs toe hoe jij aansluit bij de gestelde eisen en wensen.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.

N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.

Trefwoorden: Projectleider Implementatie DMS