Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Project Management Ondersteuner (PMO'er)

Omschrijving opdracht:
Rol (Junior) Projectmanagement ondersteuning (PMO) Werkzaamheden:
- Ondersteuning van sectiehoofd IV&CIS, bureauhoofden en Sr. PMO;
- Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten;
- Notuleren van de diverse overleggen;
- Bewaken, najagen en opvolgen van acties;
- Voorbereiden verschillende rapportages;
- Opzetten en beheren van Sharepointpagina's voor de sectie IV&CIS;
- Financiële (project)administratie (begroting, leveranciers, contracten);
- Inhuur- en inkoopproces administratief ondersteunen;
- Communicatie met de diverse betrokkenen;
- Bijhouden Intranet, opstellen nieuwsbrieven, QRC’s en andere communicatiemiddelen (in samenspraak met Sr. PMO en/of de communicatieadviseur);
- Aanvragen devices voor vaste medewerkers.

Optioneel/situationeel:
- Ondersteuning bij opstellen jaarplannen;
- Voorbereiding besluitvormingsfora (documentenstroom);
- Ondersteuning verschillende overleggen;
- Project-/sectieadministratie en aansluiting op financiële administratie van de organisatie;
- Office-management.

Omschrijving opdrachtgever:
Het Landelijk Tactisch Commando (LTC) is een operationele eenheid van de Koninklijke Marechaussee (KMar) en is direct ondergebracht onder de commandant van de Koninklijke Marechaussee (CKMar). Het LTC heeft tot doel om op tactisch en operationeel niveau uitvoering te geven aan de KMar opgedragen taken middels informatie gestuurd optreden (IGO) en de samenwerking met ketenpartners en binnen netwerken. De eenheid heeft tot doel om uitvoering te geven aan opgedragen taken binnen de daarvoor afgegeven aanwijzingen, handelingskaders, werkwijzen en richtlijnen vanuit staf LTC.

Omschrijving achtergrond opdracht:
De Jr.PMO ondersteunt de sectie IV&CIS bij het beheersen van de verschillende projecten binnen de sectie Informatie Voorziening en Communicatie- /Informatiesystemen (IV&CIS). De Jr. PMO neemt initiatief, denkt pro-actief mee met sr. PMO (en het sectiehoofd), kijkt vooruit en anticipeert. De Jr. PMO legt binnen de sectie verantwoording af aan de Sr. PMO, maar rapporteert ook aan andere bureauhoofden binnen de sectie. Vanuit de Sr. PMO wordt de ondersteuning van de verschillende werkzaamheden gecoördineerd, wordt geborgd dat de projectondersteuning aansluit op de behoefte van de organisatie en wordt een uniforme werkwijze gestimuleerd binnen de sectie. Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit. Je verdiept je in de materie, analyseert, doet implementatie- en verbetervoorstellen en stemt af met collega’s, counterparts en stakeholders. Verder ben je goed bekend met Sharepoint, want in eerste instantie zal jouw aandacht en inzet gericht zijn op het opzetten van een nieuwe
Sharepointpagina voor de sectie IV&CIS, waarmee je de nu huidige pagina's integreert en samenvoegd. Regelmatig reizen kan onderdeel uitmaken van je functie. De standplaats is Huis ter Heide, maar werkzaamheden (bijvoorbeeld overleggen) kunnen ook op andere locaties plaatsvinden. Frequentie is vooraf niet aan te geven.

Inzet Periode:
Schatting 1728 uur met optie op verlenging, zonder afnameverplichting. Indien het uurtarief dit toelaat, kan het aantal uur meer of minder worden. 1728 uur is slechts indicatief.
De maximale duur van de Overeenkomst zal 4 jaar zijn.
Wanneer er sprake is van een project, loopt de Overeenkomst van rechtswege af als de projectactiviteiten voor het desbetreffend project zijn geëindigd.

Screeningsniveau:
Alvorens te kunnen starten met de werkzaamheden dient de kandidaat in het bezit te zijn van een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids Dienst (MIVD) op het niveau B.

Uitgangspunten Wet DBA:
Het betreft in deze aanvraag regulier werk waarvan de uitvoering plaatsvindt onder toezicht en leiding van een medewerker van Defensie (projectleider/behoeftesteller).
De uitvoering gebeurt op basis van inspanningsverplichting en is hoogstwaarschijnlijk langdurig van aard.

Locatie:
Huis ter Heide en thuiswerken

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in project- en programmamanagementondersteuning;
2. Minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring met MS Office d.w.z.. Word, Excel, PowerPoint en projectplanning tools als MS Project;
3. Minimaal een mbo-diploma
4. Minimaal 36 uur per week beschikbaar

Functie wensen (gunningscriteria):
1. Je hebt bij voorkeur minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van project- en programmamanagementondersteuning van IV / ICT-projecten en onderhavige processen;
2. Je hebt bij voorkeur minimaal 1 jaar recente aantoonbare kennis en ervaring binnen de organisatie van de informatievoorziening van de OOV Openbare Orde en Veiligheidsketen (Politie, Justitie, Defensie), of andere departementen. Recent d.w.z ervaring minder dan 10 jaar geleden opgedaan;
3. Je hebt bij voorkeur minimaal 1 jaar aantoonbare kennis van en ervaring met Sharepoint, d.w.z. opzetten en beheren van nieuwe Sharepointpagina's.


Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Huis ter Heide en thuiswerken
Startdatum: zsm na screening ca. 3 maanden
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 16-06-2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b.

- CV in "Word-formaat" geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de "ik-vorm", waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.


Trefwoorden: Project Management Ondersteuner (PMO'er)